Huizenrij

Je denkt misschien dat je roadmap compleet is…

08_icoon_Presentatie Je denkt misschien dat je roadmap compleet is…

… technisch is hij dat waarschijnlijk wel, maar dan ben je pas halfweg!

HuizenrijBij alle projecten neemt de roadmap een belangrijk plaats in, en terecht. Toch lopen veel projecten uit de rails. Hoe kan dat dan? Is het project verkeerd ingeschat? Zijn de mensen niet competent? Dat zou allemaal kunnen, maar vaak ligt het daar niet aan.

Het begint met het basisprobleem. Bijna altijd heeft dit te maken met een technisch issue. Niet altijd helemaal, maar zeker vaak voor een groot deel. Dit kan zijn een nieuw softwaresysteem, een eigen app, een nieuwe manier van werken, een verhuizing, een combinatie van dit alles of … Enzoverder enzovoort. Een technisch deel vraagt om een technische oplossing, niet? En zo komt het vaak voor dat hier een ploeg ingezet wordt die ik even heel oneerbiedig de technische mensen noem. In ieder geval die specialisten met de focus op techniek. Vanuit hun achtergrond hebben zij, vanzelfsprekend, de focus op de technische aspecten van een project. De uitrol of implementatie wordt in stukken opgedeeld en geplot op een tijdlijn. Zo ontstaat de roadmap met zijn ins en outs. Elke week wordt deze roadmap besproken en bekeken. Het kernteam houdt de planning nauwlettend in de gaten en zij volgt de vooruitgang op. So far so good, toch?

Alle aandacht gaat naar het technische luik, maar de menselijk kant blijft een blinde vlek.

Maar waarom loopt een project vaak niet soepel? Welk onderdeel blijft bijna bij elke roadmap onderbelicht? Dat is de menselijke factor. Natuurlijk heeft elke zichzelf respecterende projectmanager de communicatiemomenten en de eventuele trainingen in de roadmap opgenomen. Maar, dat is de crux, mensen veranderen niet door een aantal nieuwsbrieven, posters, powerpoints en trainingen. Los van het feit dat mensen onderling te veel verschillen om hen allemaal op dezelfde manier te benaderen. Iedereen verwerkt tenslotte nieuwe informatie op een andere manier. Sommigen zijn visueel ingesteld. Anderen meer auditief. De één wil de nieuwe informatie, 1 maximaal 2 keer grondig horen. De ander wil een op maat gemaakte training. Terwijl een 3e gewoon wil leren door te doen.

David Kolb (1983) onderzocht verschillende leerstijlen en vatten ze samen in een model. Hij maakt een onderscheid tussen 4 leerstijlen. Het aantal leerstijlen is op zich niet zo belangrijk, maar wel het idee erachter. Als je de leerstijl van een ander kent, kun je de manier waarop je je boodschap wilt overbrengen daarop aanpassen. Zo wordt jouw boodschap beter herkend door de ontvanger.

Veel werk? Jazeker, of eigenlijk nee hoor helemaal niet. Maar wanneer je de mensen niet gedifferentieerd benaderd, dan ben je in onze ogen aan het underperformen, dan doe je gewoon te weinig. Slecht nieuws voor degenen die met een eenvoudige “one size fits all”-aanpak de mensen probeert mee te krijgen. Dit soort acties zijn gedoemd te mislukken.

Is dit op te lossen? Natuurlijk wel!

Het feit dat de opdrachtgever onderkent dat je voor het technische luik ondersteuning nodig hebt, brengt je al halfweg. Nu nog de specialisatie voor het menselijke deel. Iemand die zich bezighoudt met hoever de groep is voor, of in, de verandering. Iemand die ziet hoe sterk elke individuele schakel is en hoe je deze verder kunt versterken. Een specialist in de menselijke kant binnen een verandering die dit deel van het projectmanagement kan invullen, kan onderhouden en hier ook de verantwoordelijkheid voor neemt. Zo’n iemand kan ook aangeven wat het te verwachten tempo is en dus kan zeggen wat de haalbaarheid is voor deze zijde van het project. Deze planning samen met die van de techniek bepalen de werkelijke tijdslijn van het project.

Oké, dat is de theorie. Maar hoe ziet dat er dan uit? Hiervoor gaan we even terug naar de roadmap of planning en kijken we naar die momenten waar het menselijke aspect, invloed zo je wil, van belang zijn. Even tussendoor, staan deze er wel op? Ik ben al roadmaps tegengekomen waar dit helemaal niet inzat! Maar stel dat het er wel in zit. Staan daar dan ook de afbreukrisico’s bij? Hiermee bedoel ik staat daarbij dat als dit onderdeel niet voldoende is, dat het project vertraging oploopt.

Even ter illustratie. Stel dat op datum X een training gepland staat. De mensen komen allemaal. En zij ondergaan ook allemaal deze training. Wat doe je wanneer niet iedereen de training met goed gevolg doorloopt. Of wanneer de training veel vragen en onrust heeft opgeroepen. Is er een plan om dat te ondervangen? Accepteer je dat het project nu een probleem heeft waardoor je (op dit moment) niet verder kunt.

Mijn ervaring is dat opdrachtgevers en projectmanagers hier heel gemakkelijk overheen stappen. Zij zien dit niet als een echt probleem. “Stuur nog maar een nieuwsbrief” of “Laat hen via chefs of leidinggevenden maar weer in het gareel lopen”. Zoiets hoor je dan van hen. Dat terwijl, en dat is dan een voorbeeld dat ik vaker gebruik, als er een technisch onderdeel op dat moment niet aanwezig zou zijn of dat een kabel net een meter te kort is, iedereen direct begrijpt dat er een probleem is. Dan is het alle hens aan dek en dit probleem zo snel mogelijk oplossen.

Het meenemen van de mensen wordt als training of opleiding tussendoor ingepland. Als we met dezelfde aandacht een technisch aspect zouden inplannen (bv. “dan knopen we de systemen aan elkaar”), dan is de beer los.

Het gaat dus om het serieus nemen van een belangrijke, maar onderbelichte, factor in je transitie; de human factor. Maar hoe doe je dat? Hoe gaat zo’n change manager te werk? Hoe andere change managers te werk gaan, dat laat ik even in het midden. Hoe wij dit aanpakken dat kan ik wel vertellen. In het kort komt het erop neer dat je wilt weten waar je staat. Waar je naartoe wilt. En wat je vervolgens nog moet doen, om dat te bereiken. We zoeken oriëntatiepunten. De volgende punten doorlopen wij allemaal in een project. Niet per se na elkaar, er is heel vaak een overlap in tijd.

1. Weten wat voor vlees je in de kuip hebt

Inventarisatie van de veranderbereidheid

Als eerste willen wij weten of de mensen bereid zijn tot verandering (inventory of the willingness to change). Daar kom je achter door met de mensen te gaan praten. Hup die organisatie in en praten met hen. Nou ja, praten, eigenlijk veel meer luisteren. Luisteren naar hun ervaringen met veranderingen hiervoor. Hebben zij al ervaringen in deze organisatie met veranderingen? Luisteren naar hun behoefte aan verandering. Luisteren naar beren en kansen. Naar olifanten in de kamer en het willen doorbreken van de muren.

Inventarisatie van de verandercapaciteit

Vervolgens willen we weten of wat de mensen willen, zij ook werkelijk kunnen (inventory of the change capacities). Dit kunnen wij meten door middel van een aantal tests. Samen met de gegevens uit de gesprekken die we al gedaan hebben door de organisatie heen, brengen we dit in kaart.

2. Breng alles in beeld

Visualiseren van de stappen en de ervaringen

De volgende stap is het uittekenen van het gehele veranderproces. Letterlijk tekenen van elke stap (visualizing the elements). Niet een kille tijdlijn met bullet points, maar verbeelden van de stappen. Onze ervaring is door elke stap te visualiseren, mensen ook weten wat zij kunnen verwachten en hoe zij zich daarop kunnen voorbereiden. Nog sterker, mensen gaan veel eerder begrijpen waar je naartoe gaat en wat je daarvoor nodig hebt. Er ontstaan allianties en het aantal medestanders zal toenemen. We hebben het hier niet over de bekende stip op de horizon, maar over elke belangrijke stap, elke ervaring (visualising the employee journey). Doordat de mensen de reis goed begrijpen en het zich eigen maken, voelen zij zich ook verantwoordelijk voor hun deel van het geheel. Ook dit draagt bij aan het overall succes.

3. Neem de mensen verder mee

Verder ontwikkelen van de verandercapaciteiten

Nu is het tijd om de mensen nog verder mee te nemen in de verandering. Vanuit de inventarisatie weten we welk gat dichtgereden moet worden. Dat gaat natuurlijk niet vanzelf, daar moeten zij wel bij geholpen worden. Dat doen we via trainingen, opleidingen en door het uitwisselen van ervaringen (training the change capacities). Doordat de mensen al meedoen met de verandering vanuit een eigen verantwoordelijkheid, zullen de vragen om hen verder op te leiden ook veel meer van henzelf komen.

Het laten ervaren en verder coachen van de medewerkersverandering

Terwijl de verandering stap voor stap plaatsvindt ervaren de mensen dat wat we eerst gevisualiseerd hebben, nu werkelijkheid aan het worden is (experience the employee journey). Dit geeft vertrouwen in het vervolg van het proces. Nog altijd laten we de mensen niet los en begeleiden we hen door het verhaal heen (coaching through the process).

4. Na de verandering is er een nieuwe positie

Positionerings- & communicatieplannen

Omdat er na de verandering een nieuwe situatie ontstaat, neemt alles ook een nieuwe positie in. Dat komt niet uit het niets. En we laten ook niets aan het toeval over, dit vervatten we in een plan (positioning plan). In het plan zien we de nieuwe positie maar ook de verbanden (de verbinding) met andere delen van de organisatie en daarbuiten. Tijdens het gehele proces betrekken we de stakeholders bij onze ervaringen, doelen en verwachtingen (communication plan).

Overweging. Hoe ziet jouw roadmap eruit?

Nu je weet wat wij belangrijk vinden bij een roadmap, heb je vast al snel eens aan jouw roadmap gedacht. Herken je de situatie? Weet je wat voor een vlees je in de kuip hebt? Heb je een helder verhaal naar de mensen van wat je wilt bereiken? En bovenal wat voor een beeld hebben zij van de bestemming, maar zeker ook van de reis er naartoe. Ik hoop dat je eens nadenkt over onze manier van werken. Wij denken dat het jouw projecten ten goede kan komen. Wil je eens met ons van gedachten wisselen over hoe dit zou werken bij jullie? Laat het ons dan weten. Neem gerust contact met ons op, dan drinken wij eens een (virtuele) koffie samen.

Ben je nog niet overtuigd, kijk dan eens op onze site (essentiedenkers.be) en laat je inspireren (door de blogs, de artikelen of ons boek). Vaak is dat wel het laatste zetje om mensen te overtuigen.

 

© 2020 Essentiedenkers


 

Lees meer artikelen

 

 

Deel dit bericht