Feedback bij remote werken

360°-feedback bij remote werken

08_icoon_Presentatie 360°-feedback bij remote werken

Hoe manage ik mijn team, als ik niet zelf bij hen ben?

Feedback bij remote werkenEn ineens was daar Corona, de wereld stond op zijn kop. Alles wat we kenden werd ineens anders. Snel werden de lijntjes van het bedrijf naar thuis gelegd. IT had z’n handen vol aan spoedaanvragen en bandbreedteproblemen. Maar binnen no time konden de meeste mensen aan de slag.

Thuis werd werk, werk werd thuis

Zo goed en zo kwaad als het kon, gingen we thuis aan het werk. Aan de keukentafel, op zolder of in de living. Met de laptop op schoot, aan een werktafel of in het hoekje van de bank. Sommigen waren al heel lang bezig met werken vanuit huis, hadden zelfs al een vaste thuiswerkdag. Anderen voelden zich al snel in het diepe gegooid.
Stel nu dat we zo verder (moeten) blijven werken de komende tijd. Of dat we in de nabije toekomst weer in zo’n situatie terecht komen. Misschien wordt het wel een soort “nieuw normaal”. Tja, hoe ga je dan beoordelen hoe je team functioneert? Hoe bepaal je hoe de individuele medewerkers hun werk doen?

De traditionele manieren van werken zijn niet ingericht op deze gewijzigde situatie. Niet alleen de manieren maar ook de mensen die moeten beoordelen zelf kunnen dit nog niet. Of het nu in Coronatijd is waar we elkaar niet mogen of kunnen bezoeken, of dat er andere omstandigheden zijn waardoor het lastig is elkaar te zien.

Denk bij dit laatste eens aan een organisatie met veel vestigingen die als satellieten verspreid liggen. Je kun in alle vestigingen mini-organisaties opbouwen met bijbehorende managers en chefs. Maar zo creëer je wel een organisatie met een waterhoofd. Het kan ook anders.

Hoe kan het anders?

Als je wilt weten of een product de juiste kwaliteit heeft. Misschien wil je weten of een restaurant geschikt is. Of als je wilt weten …. Dan gaan we op zoek naar referenties, naar recensies. We gaan op zoek naar ervaringen van anderen om ons een beeld te vormen.

Stel dat je dat nou eens doet met de mensen die vanuit hun huis nu aan het werk zijn voor jouw organisatie. Hoe zou dat nou lopen? Doe eens een 360°-feedback met het thuisfront.

“Doe eens een 360°-feedback met het thuisfront”

En waarom niet? Zij maken je werknemer mee in de nieuwe situatie. Zij zien hoe er geanticipeerd wordt op deze manier van werken. En zij maken de ontspannenheid of de stress direct mee als het allemaal net even wat anders loopt. Voor de zwartkijkers: is het thuisfront per definitie altijd positief? Ik denk het niet.
Wanneer zij veel stress ervaren of merken dat er weinig tijd na het werk is, zullen zij dit wel melden. Tenminste wanneer je de juiste vragen weet te stellen. Niet een standaard template voor een vragenlijst invullen en daar dan automatisch een beoordelingscijfer uit laten rollen. Dat zeker niet. Maar een op een juiste manier interviewen en luisteren, veel luisteren.

Kost dit heel veel tijd? Nee hoor. Het kost tijd. Precies zoveel als ervoor nodig is. Alle methoden, schema’s en lijsten die in het verleden gebruikt zijn, zijn gemaakt om zo min mogelijk tijd aan beoordelen te besteden en toch een geaccepteerd resultaat te krijgen. Nu merk je dat er geen algoritme is voor hoe we ons moeten gedragen in de organisatie, buiten de organisatie en namens de organisatie.

Wie heeft er zicht op de mensen en hoe ze zijn?

Ik wil geen mensen in hokjes indelen. Maar voor het gemak van vergelijken, zie ik de managers, chefs en hr-professionals in 3 typen terugkomen. Niemand past 100% in één van de groepen, gelukkig. Maar je weet wel wat een beetje de balans is.

Als we kijken naar de drie groepen zien wij:

1. De Tijdmeters.

Tijdmeters kennen van oorsprong de klok als hun kpi. Zij willen hun mensen zien. En beoordelen hen op het aantal uren dat zij kloppen. Heel herkenbaar in productie- en logistieke omgevingen, waar aantallen stuks per uur de rekensom eenvoudig maken. Zij focussen op de tijd in plaats van de output of het resultaat.

2. De Proceduretijgers

Deze tijgers vinden hun steun in templates, lijstjes en procedures. Zij werken nauwgezet de lijsten af van en vullen deze keurig in. Excel is hun vriend en tool. Het geeft hen overzicht en voor hen inzicht. De lijsten zijn de norm. Wanneer het daar niet instaat, wordt het niet afgevinkt. Proceduretijgers voelen zich erg op hun gemak in grote organisaties, waar iedereen binnen een vaste omkadering leeft en werkt.

3. De Verbinders

Verbinders vallen voor de twee bovenstaande groepen uit de toon. De verbinders werken niet met lijstjes. Zij gaan rond en praten met mensen. Met de mensen zelf maar ook met hun omgeving. Zij brengen zo de situatie in kaart en zien hoe alles met elkaar een verband heeft. Of ontbreekt. Zo kennen zij de sterktes en de zwaktes van de individuen en de groep. Aan de hand van dit beeld weten zij waar de verbeteringen nodig zijn.

 

Herken je jezelf? Zie je iemand terug?

Voor al deze groepen is er een passende manier om toch hun mensen te kunnen begeleiden, te beoordelen. Zij kunnen allemaal vanuit hun sterktes hun mensen meenemen. Maar niet zoals ze het altijd al deden. Nieuwe tijden vragen om nieuwe aanpakken. Wennen voor ons allemaal. Dit vraagt om een juiste change.

Wat hebben we nodig?

Om de stap naar de relaties te zetten hebben we mensen nodig die kunnen verbinden. Zij brengen de juiste mensen op het juiste moment bij elkaar. Dat wil zeggen dat er gekeken moet worden naar de behoeften binnen de organisatie en naar die van de mensen. Daar moet een balans in zijn om een juiste melange te hebben in je teams.

Dit is afhankelijk van diverse interne en externe factoren. Maar ook niet een stabiel beeld over een groot aantal jaren. Omstandigheden kunnen wijzigen en soms heel snel.
Om te zien wat er nodig is en om te zien wat er speelt heb je mensen nodig die verbanden zien en kunnen leggen. Zij beantwoorden niet slechts de vraag maar kijken naar wat er werkelijk gevraagd wordt. Zij luisteren goed en weten goede vragen te stellen. Aan de hand daarvan kunnen zij zich een beeld vormen en vervolgens toetsen zij deze. Dit beeld stellen zij continu bij, zoals in een relatie.

Je hebt mensen nodig die tijd steken in hun mensen…

  • … om naar hen te luisteren.
  • … te (laten) begeleiden.
  • … zoals, een sportcoach, steeds weer het juiste team te creëren en op te stellen. Een team waar mensen bij komen en vertrekken.

Bijkomende winst

Als je de directe omgeving van je medewerkers inzet, betrek je hen nog meer bij je organisatie. Zij waren al betrokken doordat er een lijntje liep door jullie gemeenschappelijke kennis, je werknemer. Nu worden zij ook gevraagd hoe zij ervaren hoe er een balans is, of niet, in thuis en werk, in tijdsbesteding en in wederzijdse verbondenheid.
Wanneer je als organisatie laat zien dat je, laten we het even wat koud “de tweede schil” noemen, interesse hebt in hen. En dat je hen weet in te schatten op hun waarde. Dan ben ik ervan overtuigd dat je dit gaat merken in de loyaliteit naar jouw organisatie.

Bedoel ik fans of groupies? Nee zeker niet. Deze mensen hebben een soort van adoratie en zien alles door een roze bril. Dat willen we niet. We willen opbouwend, kritische mensen die in hun betrokkenheid met de organisatie het beste voor hebben.

Tot slot

Andere tijden vragen om andere acties. Domweg de draad weer oppakken zoals voor deze periode gaat zeker niet helpen. Nu is het tijd om het kaf van het koren te scheiden.
Welke organisatie steekt haar nek uit en kijkt naar nieuwe zaken? Geen vaste templates en procedures die jaren meegaan, maar kijken naar wat nu en binnenkort nodig is. Nodig van type mensen, type kwaliteiten. Om weerbaar en wendbaar te zijn. Ik ben benieuwd wie laat zien dat zij klaar is voor de next steps?

Of ga je als organisatie terug naar het vertrouwde en verder waar je gebleven was? Om vervolgens ook terug te gaan naar het geklaag dat er weinig betrokkenheid is van je mensen.
Wat je ook kiest, hou in je achterhoofd: Dat wat je geeft, krijg je ook terug.

 


 

Lees meer artikelen

 

 

Deel dit bericht