Hoe gaan jullie naar de stip op de horizon, als jullie niet exact weten waar jullie nu zijn?

 

“Kaartlezen? Nou, ik gebruik gewoon mijn gps.” Google Maps en een gps zijn een zegen voor iedereen die moeite heeft met zich te oriënteren. Zeg nou zelf. Hoe vaak kijk jij mee, als je met iemand in de auto zit. Weet jij nog hoe jullie gereden zijn? En velen begrijpen ook niet dat je op school zo links en rechts wat topografie krijgt. “Dat is nergens voor nodig, want ik heb mijn gsm”. Niets is minder waar. Enige parate kennis is noodzakelijk.

Was het voor de tijd van de gps en een kompas en kaart op je gsm, dan zo anders? Wisten mensen zich toen beter te oriënteren? Wat mij betreft niet. Maar het grote verschil is dat zij zich daar bewust van waren. Nu is er een blind vertrouwen in de techniek. En ervaren mensen veel minder het gevoel dat ze de weg kwijt zijn. In de zakelijke context vertellen directie en managers ons trots over hun visie en hun missie. En er is altijd de stip. De stip op de horizon. Dat is waar zij naartoe gaan. De hele organisatie is in beweging op weg naar de stip. Soms is er zelfs een roadmap waar de weg op de stip staat uitgewerkt. Nou top, helemaal klaar.

Nee, je bent nog niet klaar. Integendeel! Het is fantastisch om te weten waar je naartoe wilt gaan. Dat heb je misschien al in positionerings-sessies uitgedacht. Nagedacht over de common ground, talent expansion en opportunities. Alles is helder en bekend. Het doel is duidelijk. Maar wat heel vaak ontbreekt is het weten waar men nu is. Dat geldt zowel voor het startpunt als de posities tijdens de reis naar de stip. Als je zelf op vakantie gaat, dan weet je, letterlijk, waar je vandaan vertrekt. Je weet vaak ook het een en ander over de bestemming. En sommigen zijn ook zo ervaren dat zij zich een voorstelling kunnen maken van de reis.

Waarom is dat belangrijk? Omdat de reis ook gepaard gaat met ongemak. Ga je vliegen? Dan moet je op tijd inchecken en veel wachten. Voor veel treinreizen moet je ook ruim de tijd nemen, maar daar krijg je weer veel comfort voor terug. En met de auto op reis? Tja, voor even rust en een plaspauze moet je wel op de juiste plekken kunnen stoppen. De ruimte is ook niet alles. Dus dat is zeker niet gelijk aan thuis of zoals op je bestemming.

Als je dit in een zakelijke context bekijkt is er geen sprake van dat je het ene moment in “A” bent en het volgende moment in “B”. Ook daar zit een reis tussen met een zeker discomfort. Zijn je medewerkers op de hoogte van dit discomfort? Weten zij ook waar zij in de reis zitten? Zodat zij kunnen anticiperen op het ongemak? Staat op die roadmap ook waar zij op dat moment zijn en wat er nog te verwachten valt? Mensen hebben moeite met zich te oriënteren. Te weten waar zij precies zijn. Waar is die zakelijke gps of die business Google Maps?

 

Change journey

Een reisdraaiboek is de oplossing. Wij nemen in projecten bij klanten de mensen mee in een “change journey” en maken het reisdraaiboek. De change journey is de tool die wij gebruiken om de druk op de teams te visualiseren. Hiermee kun je anticiperen op een mogelijke overbelasting en ook ruimte die er binnen teams ontstaan tijdens het change traject. Zo zien mensen in een aanvullende roadmap wat hen te wachten staat. Wanneer iets kan en wanneer even niet. (Denk maar aan even de benen strekken of een plaspauze tijdens de autorit.) De hele reis is daarin opgenomen. En, niet geheel onbelangrijk, deze wordt ook bijgehouden en van updates voorzien. Want ook het project kan in drukker verkeer komen of een lekke band krijgen.

In de change journey geven we aan hen feedback op bijvoorbeeld:

• Koers. Waar ben je nu? Hoe lang is het nog tot… Et cetera. Net zoals bij een gps.
• Verwachtingen. Wat kom je nog tegen? Wat kun je wanneer verwachten?
• Doorgaan. Hoe kun je het beste doorgaan? Hoe hou je ook klanten en andere relaties tevreden?
• Tijdelijk niet doen. Sommige zaken kun je beter even niet doen. Of veel minder. Denk aan een verbouwing, dan is klanten ontvangen niet altijd een goed idee.
• Resources. Op welke zaken kun je wanneer rekenen? Heb je die specialisten op tijd? Zo niet wanneer wel? Hoe zit het met tijd, locatie, materialen of grondstoffen?

De change journey werkt als een project-gps; wij monitoren het hele traject waar het project, de verandering, is. Wat al achter de rug is en wat nog komt. Is dat het managen van de verwachtingen? Jazeker. Pamperen? Misschien. Maar denk eens even hoe jij het zou vinden als je naar een bestemming moeten gaan, terwijl je van de reis zelf niets weet. En dan nog vaak “normaal” blijven functioneren en niet zeuren over ongemak. Want op het eindpunt is alles opgelost. Toch lastig met een volle blaas of een lege maag terwijl je niet weet hoe lang nog tot de volgende stop.

“Ach, dat hebben wij niet nodig. Onze stuurgroep heeft een mooi dashboard en weet dat precies hoe de vork in de steel zit.” Oké, dat kan zijn, maar zij zitten vaak niet “in” de verandering. Zij kijken vanaf de wal en sturen zo bij. Een change journey is er voor de mensen in het veld. Het geeft hen houvast van waar zij staan en wat er op hen af gaat komen. Zo kunnen de teams anticiperen op de verschillende situaties. In de ideale wereld is alles ruimschoots voor handen, in een project niet.

Dat wil zeggen dat mensen moeten zoeken naar oplossingen, maar ook naar workarounds als je dreigt vast te lopen. Dat vraagt veel van alle teamleden. En ja, het zijn mensen, dus de een schakelt gemakkelijker dan de ander. De dynamiek binnen het team en de invloeden van buiten het team plus de voortgang van de change, is veeleisend. Inzichten in ook de negatieve invloeden, helpen mensen zich weerbaar te maken. Zeker wanneer zij dan ook juist begeleid worden.

Het klinkt zo eenvoudig “tijdens de verbouwing, blijft de winkel open”. Maar de werkelijkheid is dat de winkel extra vaak moet worden schoongemaakt. Niets meer op dezelfde plek staat. Klanten en personeel verdwalen in een doorgaans vertrouwde ruimte. Kortom alle zekerheden en het gevoel van veiligheid zijn ver te zoeken. En daarbij komt dat men vaak geen zicht heeft op hoe lang nog en wat er nog komt. Daarom proberen wij mensen bij een verandering te ervaren hoe de situatie nu, tijdens en na afloop is.

Allereerst beschrijf je het zo dat mensen voelen hoe het is, wanneer de verandering achter de rug is. Verleid hen om mee te gaan. Maar in de change journey verleid je hen om ook de ongemakken voor lief te nemen. Waarom? Zodat zij zich beseffen dat deze er ook zijn en vooral dat het ook maar tijdelijk is. En dat je samen als team je kunt voorbereiden en wapenen hiertegen. Je krijgt de mensen uit je organisatie mee, door op de eerste plaats het doel echt te verkopen. Maar ook door heel eerlijk te zijn en aan hen te vertellen dat de reis misschien niet altijd comfortabel is.

Kortom gebruik de change journey als visualisatie om de mensen van je team beter te informeren en hun verwachtingen te managen. Op die manier geef je aan hen handvatten om met de change om te gaan en de reis van A naar B zo gladjes mogelijk te laten verlopen.

Wil je meer weten over hoe je de mensen meeneemt in een verandering, hoe je het einddoel maar zeker ook de reis kunt visualiseren? En hoe je de teamdynamiek optimaal kunt houden om met elkaar de onvermijdelijke hobbels en tegenslagen het hoofd te bieden. Bel gerust met mij of Mirjam. Wij helpen jullie graag verder.

Goede reis!

Edwin