Hybride werken, gedwongen of juist een keuze?

Hybride werken, gedwongen of juist een keuze?

Is het een technische oplossing? Een organisatorische oplossing? Of een menselijke oplossing?

 

Het heeft al bijna geen introductie meer nodig. Zaten we sinds begin 2020 vanuit huis te werken, in onze home office, garage, huiskamer of zolderkamer. Met de maatregelen die langzaamaan wegvallen komt ook de discussie naar boven waar we moeten gaan werken. De één wil zo snel als mogelijk naar kantoor. De andere heeft de smaak te pakken en wil vanuit huis blijven werken. En daar begint het schoentje te wringen.

 

Hybride werken

Hybride werken

 

Voor beide oplossingen zijn hele lijsten van voors- en tegens te maken. Op de traditionele werkplek kom je elkaar weer informeel tegen. Je maakt een praatje of laat een proefballonnetje op. Ideaal voor je sociale contacten en genoeg trillingen voor je voelsprieten. Ahh, je voelt weer wat er zo leeft bij alle mensen. Ideaal voor salesmensen, business developers, managers, HR en iedereen die het directe menselijke contact gemist heeft.

Aan de andere kant zijn daar de reistijden, aanschuiven op de perrons en in de files. En als je dit optelt bij de werktijd is er weer een verschuiving in de werk-privé-balans. De andere oplossing laat de perrons en de wegen wat meer leeg. Ziet een gevarieerd publiek aan de schoolpoorten staan. Maar kent ook de back-to-back-vergaderingen, een fenomeen dat energie vreet bij velen. En de lijsten van voor- en nadelen kunnen nog veel langer worden zowel voor de ene als de andere oplossing. Wat is nou het beste?

Moeten we wel kiezen? Kunnen we niet het één én het ander doen. Voor de Nederlanders, moeten we hier niet gaan polderen? Voor de niet-Nederlanders: “Polderen is een oplossing bedenken die in het midden ligt. Vaak succesvol, maar ook niet altijd.”

Één ding is zeker de pandemie heeft ervoor gezorgd dat we op een andere manier zijn gaan werken. Helemaal terug, gaat niet meer. Hoewel er genoeg bedrijven en mensen zijn die dat best wel zouden willen. Maar we hebben geproefd aan een andere manier en dat kun je niet ongedaan maken. Ook al zou jij het willen samen met jouw hele organisatie, is er altijd wel een stakeholder (partij of persoon) in jullie netwerk die wel anders gaat werken. En andersom hetzelfde. We zullen dus moeten leren werken in die situatie die bij ons past. En zelfs die bij ons past op dat moment in die omstandigheden.

 

Morgan Stanley’s CEO James Gorman: “Als je in New York City naar een restaurant kunt gaan, kun je ook naar kantoor komen. En we willen je op kantoor hebben.”

 

Een werkvorm opleggen voor iedereen is niet zo succesvol. De meesten van ons zijn wel klaar met een centraal gestuurde leefwijze. Daar hebben we meer dan 18 maanden mee moeten leven. Maar dat wil niet zeggen dat je vanuit de organisatie niet een bepaalde vorm kunt kiezen.

James Gorman heeft daar wel een punt, maar is het zo eenvoudig? Als je naar het één kunt komen kun je dat ook naar de ander. Dat klopt maar je blijft geen 8 uur in een restaurant. Ik tenminste niet. En ook nog elke dag! Je gaat er heen met een doel. Goed eten. Mensen ontmoeten. Ontspannen. En als dat voorbij is dan ga je weer. Wanneer je datzelfde gedrag op je werk doet. Kom je naar kantoor voor een aantal overleggen, al dan niet formeel. En je gaat weer wanneer je niet per se meer daar hoeft te zijn. Als je daar wel wilt zijn, kan dat natuurlijk wel. Tenminste als er plaats is. Er zijn namelijk al organisaties die hun office-capaciteit aan het terugschroeven zijn. Lege vierkante meters kosten alleen maar geld. En wat als de situatie weer een keer verandert? Dat hoeft niet direct een pandemie te zijn, het kunnen ook weersomstandigheden zijn of een verkeerssituatie. Hoe moeten we daar dan weer mee omgaan?

Differentiatie is hier de oplossing. Het is erg afhankelijk van de situatie, de maturiteit van zowel de mensen als de organisatie en de timing. De ene organisatie is daar verder in dan de andere. Zelfs de ene afdeling of dat ene team is daar verder in dan de rest. Is dat een probleem? Niet als je wílt differentiëren. Wel als je wilt vasthouden aan “voor iedereen is alles gelijk” en “we moeten geen precedent scheppen”. De procedure-tijgers van de oude stempel vinden dit meer dan lastig. Maar onderzoek wijst uit dat gedurende de pandemie er een verschuiving in het zakelijke landschap heeft plaatsgevonden, niet alleen hier, maar over de hele wereld.

Voordelen en kansen die het remote werken met zich meebrengt zijn groter dan de nadelen. Er is een positieve verschuiving in productiviteit bij de medewerkers te zien samen met een persoonlijke groei in samenwerking met anderen. Daarbij komt dat mensen meer evenwicht ervaren in hun werk-privé-balans. Dit resulteert weer in een gevoel van gezonder leven. In deze periode is ook het belang van persoonlijke verbinding naar boven gekomen. Er was een duidelijk gemis aan persoonlijk (face-to-face) contact, interactie en inclusie en samenwerking. Nu we onszelf oprichten na de pandemie komen ook de overwegingen hoe het werk nu in te richten. Hoe vinden we een balans in de behoefte om en persoonlijk en op afstand te werken. Wij krijgen veel vragen over hoe dit goed op te lossen is voor de teams. Hoe met deze verandering om te gaan? Wat is goed voor de mensen? En wat is goed voor de organisatie? Het vraagt om een nieuwe strategie!

 

Een one-size-fits-all is nooit een oplossing, als je het mij vraagt.
Zo’n shirt past eigenlijk nooit écht, toch?

 

Maar hoe weet je nou van elkaar dat het nodig is om elkaar in levenden lijve te zien? Heel eenvoudig, door dit met elkaar te bespreken. Dit zal van moment tot moment anders zijn. Een one-size-fits-all-oplossing is er niet echt. Overigens is one-size-fits-all nooit een oplossing als je het mij vraagt. Zo’n shirt past eigenlijk nooit echt, toch? Het is dus belangrijk om rekening te houden met de diverse oplossingen voor de toekomst van het werk in jouw organisatie. Je moet je eigen manier vinden tussen al deze verschillende perspectieven. Elke situatie is anders. Doe het op de manier die het beste is voor jouw organisatie. In deze situatie, op dit moment.

Nieuwe strategie

Het vraagt om een nieuwe strategie. Een strategie die vraagt om steeds mee te blijven bewegen. Meebewegen met omstandigheden, met timing, met situaties. “Nee he, een fluide strategie. Maar dat is lastig! Dat is niet te doen.” Wat we vaak vergeten is, dat we ook voor de pandemie al vaak hybride werkten. Veel organisaties hebben meerdere vestigingen, zelfs verdeeld over meerdere landen. Als er een collega over kwam was er een werkplek voorzien. Meetings werden als videocalls gedaan tussen de verschillende vestigingen. Er werd rekening gehouden met tijdsverschillen als de collega’s in een andere zone waren. Heel af en toe kwamen wij bedrijven tegen die dit ook met home offices deden. Tijdens de pandemie was het voornamelijk home office wat de klok sloeg. En nu we aan deze kan zijn van die periode rijst de vraag hoe nu verder?

 

Het vraagt om een nieuwe strategie. Een strategie die vraagt om steeds mee te blijven bewegen.
Meebewegen met omstandigheden, met timing, met situaties.

 

Technisch is er meestal geen issue. Tenminste dat zou geen issue moeten zijn. We hebben maanden kunnen oefenen dus de techniek zou wel uitgeklaard moeten zijn. Locatie is soms wel een probleem. Niet iedereen heeft thuis de ruimte om een kantoorplek te maken, laat staan als je partner dit ook nog moet doen. Maar ook daar zijn er al vele plooien gladgestreken. Dan is er het controle-aspect. We hebben nog steeds te maken met managers die graag hun mensen zien, omdat zij dan een vorm van controle hebben. Helaas voor hen is daar niets in veranderd. De enige controle is dat je ziet dat de mensen er zijn, maar niet eens of zij hun werk goed doen. Laat staan of dat zij met hun gedachten wel daar zijn. De enige manier om daar controle op te hebben is output. Reken mensen, positief en negatief, af op wat zij opleveren. Voor het hoe zij het opleveren blijf je natuurlijk wel contact met hen houden, maar daarvoor hoef je hen niet continu te zien.

Als je mensen naar het werk komen, maakt het als het goed is niet uit, of zij nu te voet, met de auto, met het OV of de fiets komen. Ook niet hoe laat zij vertrokken zijn, of wat hun reistijd is. Het is ook niet belangrijk of zij onderweg stoppen voor een broodje, een praatje, een koffie of om de kinderen naar school te brengen. Belangrijk is dat mensen op tijd zijn voor de afspraak.

 

Waarom vinden sommige controlegerichte managers het dan lastig dat er zoiets als home office is.
“Want ik kan niet zien of men aan het werk is of dat zij de was aan het ophangen zijn…” Geef leiding op output!

 

Een nieuwe strategie, die vraagt om mee te blijven bewegen. Meebewegen met omstandigheden, met timing, met situaties. Het is belangrijk om jullie eigen stem vinden te midden van de verschillende perspectieven. Elke situatie is anders. Vind die strategie die het beste is voor JOUW organisatie. De 80/20 regel kan hier zeker helpen. Zoek die balans tussen presteren en even afschakelen. Ja ik wandel even een blokje tussen 2 meetings, sterker nog ik doe sommige overleggen wandelend. Maar dat tussendoor kan ook een wasmachine aanzetten zijn of de kinderen uit school halen. Gaat dat ten koste van mijn werk? Of zijn het momenten van even opladen? Traditioneel blijf je op je plek zitten en ga je door. Vandaar ook die krampachtige back-to-back-meetings. Maar even opstaan en naar de koffiemachine gaan, dat praatje met die collega. Even kort een luchtje scheppen. Allemaal een afsluiting van het een en het opladen voor het volgende.

Hybride werken kijkt naar wat mensen prettig vinden en wat in de teams past. Dit vraagt om anders te kijken naar het werk, de mensen, de resultaten en de beloningen. Hybride werken wil ook zeggen dat met het ontdekken van anders werken, je ook openstaat voor bijsturingen. Hybride werken is een dynamische manier om je organisatie te laten functioneren. Openstaan voor aanpassingen, teleurstellingen en successen.

Hoe kan hybride werken in jouw organisatie werken?

Daar is geen pasklare oplossing voor. Wat bij een andere organisatie werkt hoeft niet bij jullie te werken. Dat heeft te maken met omvang, branche, markt, maturiteit en levensfase van de organisatie. Bijna nooit zijn deze gelijk. Bij de oplossing moet je – vinden wij – kijken naar 3 situaties, naar 3 vlakken. De werkplek, de meetings en de events. We kennen de hybride werkplek; dat is waar de mensen hun werk uitvoeren. Thuis of op kantoor. Maar ook onderweg. De hybride meetings; overleggen waarbij mensen zich op diverse locaties bevinden. Soms alleen of met meerderen in 1 ruimte en dan ruimten met elkaar verbinden. En we kennen hybride events; dit is wanneer meetings meer dan een vergadering zijn en je wilt brainstormen of andere interactie wilt creëren om aan één onderwerp samen te werk.

Je next steps is kijken hoe de situatie in jouw organisatie is en welke kansen er liggen. Natuurlijk kom je de olifanten en de beren vanzelf tegen, maar die krijgen we wel in beweging. Vervolgens ga je een plan maken hoe je het gaat organiseren in jouw organisatie en op welk moment. Belangrijk is om niet te verzanden in containerbegrippen. Je kent ze wel. Die woorden die het in de presentaties zo goed doen; flexibel, mensgericht, klanttevredenheid enzovoort. De woorden zijn niet fout, maar iedereen vult ze naar eigen goeddunken automatisch in. Er is niemand die doorvraagt wat bedoelen wij hiermee? In zo’n sessie is het wel handig om een buitenstaander dit proces te laten leiden.

Hoe pakken wij zoiets aan?

Dit doen we door te kijken hoe jullie vanuit het nu naar de gewenste situatie komen. Door met elkaar te visualiseren wat die situatie is. Wat jullie gaan ervaren wanneer jullie in die situatie zijn? Et cetera. Om zo de stap te zetten naar een prototype van die nieuwe manier van werken. Wij gaan met jullie het pad van design thinking op. Wij hebben de ervaring dat deze aanpak bij veranderingen werkt. Van positionering, plannen tot borgen. Alle 9 blokken komen aan bod. Wij werken al jaren zo en hebben het in een methodiek met het model van de 9 Building Blocks of Change gegoten. Geïnspireerd op de praktijk met het gedachtegoed van design thinking.

Wil je jullie situatie eens laten toetsen door ons? Neem dan gerust contact op. Wij weten een oplossing die helemaal past bij jullie organisatie in deze omstandigheden.

 

© 2021 Essentiedenkers


VerbindenGerelateerd


Podcast Deze longread is ook beschikbaar als podcast.

Deel dit bericht

En ja hoor, op veler verzoek, het 2de boek!

Boek-9BBoC

Succesvol veranderen begint hier

9 Building Blocks of Change

Lees en leer alles over onze 9 building Blocks of Change: dé werkwijze om succesvol te veranderen.

Releasedatum over:
Zeker zijn van een exemplaar?Reserveer nu